デザイナー合宿（企画編）〜完璧な準備で最高の体験を作る！〜

こんにちは、デザイナーの藤田です。

先日、CX事業部のデザイナーで初めての合宿を行いました。
今回私は幹事をやらせていただき、その準備から任せてもらいました。初めて合宿の計画をしたのですが、想像以上にやることが多く、戸惑うことが多々ありました…。そこで本記事では、合宿当日までに何を決め、どんな準備が必要なのかまとめましたのでご紹介します。
合宿の実施を考えている人、幹事を任されたけどどう進めたら良いか分からない人のお役に立てれば幸いです。

合宿当日の様子と合宿後の振り返りはこちらで紹介しています。
デザイナー合宿（当日&振り返り編）〜合宿から次の一歩へ〜
あわせてお読みいただけると嬉しいです！

なぜ合宿をするのか？

デザイナー同士の結束力を強化する必要があった

今年1月に事業部の組織編成があり、デザインチームは解体しました。しかし、受託案件以外にも、社内のデザイン依頼を対応しているため、引き続きデザイナー同士の連携は必要不可欠でした。また、これまでPMとして活躍していた他チームのメンバーが、デザイナーチームに戻るタイミングでもありました。既存と新規メンバーの連携、結束力の強化が、あらためて必要となるタイミングだったのです。

課題の抽出

何をすれば結束力の強化に繋がるのでしょうか？まずは、デザイナー間の連携を阻む原因を全員で洗い出すことにしました。
出た意見をグルーピングすると、大きく2つの課題が見えてきました。

課題1：お互いを知らない

我々デザイナーは、首都圏だけでなく地方在住が3人ほどいます。そのため、会議は基本的にリモートです。話したいときは会議を設定しますが、その時間は議論メインとなり、余談などちょっとした会話はしづらい雰囲気でした。沢山時間を共有してきましたが、その人が何に興味があり、本当はどう思って何を考えているのか、よく分かっていない状況でした。
そして、会話をしたいときには「会話をする」という時間を別途取る必要がありました。これはリモートでやりとりをするお互いにとって、大変な負担でした。
つまり、会話から派生する発見や気づきの機会が減っていたのです。

課題2：目指す理想像の明確化

私達はこれまでデザインチームとして会社にどう貢献していくか、インセプションデッキをベースにその方向性をしっかりと決めてきました。
しかし、前述したとおり1月に組織編成が行われることになりました。1月以降の新しい動き方、方向性はまだ明確に決まっていない状況でした。
目指す方向性がバラバラのままでは、これまで積み上げてきた関係性や一体感は薄れていく可能性があります。そこで、もう一度クラスメソッドのデザイナーとして何を目指すのか、その認識合わせをすることにしました。

解決方法の策定

ブレインストーミングで2つの課題に対する解決策を出していきます。グルーピングを行い取り組むべき内容が見えてきました。

課題1に対する解決策：1人1人と向き合う時間をつくる

お互いを知るために、1人1人と向き合う時間をつくることにしました。何に興味があって、何に嬉しいと感じ、何に悲しいと感じるのか、自分を開示し共有する時間を作ります。

具体的にメンバーのどんなところに興味があるか、みんなで意見を出しました。「仕事以外に何に時間やパワーを使っているのか」、「今までで1番嬉しかったこと、怒ったこと」など、様々な項目が出ましたので、当日はこれらの項目についてみんなで話すことにしました。

課題2に対する解決策：これからの時代、デザイナーはどうあるべきかを考える

これまで、チーム目標は会社や事業部の目標をベースに考え設定してきました。しかし、AIの普及に伴い、今後求められるデザイナー像は日々変化しています。それを踏まえ、デザイナーは今後どういうことを求められるのか、どうあるべきなのかを改めて考えることにしました。

また、これまでやってきたことの振り返りや、現在積まれているタスクの整理をしたいという意見も多かったので、こちらも合宿内で取り組むことにしました。

合宿で取り組む内容が大体決まったので、簡単に当日の流れを整理しました。

合宿の形成

進め方

当日の議論がスムーズに行えるよう、事前に流れを決めておきます。

• お互いを知ろう！（自己紹介タイム）
  • みんなで出したメンバーの知りたいこと項目の中から1つ選び、全員で回す形式とする（スライド資料など事前準備は不要）
• チームビルディング
  • 2023年の活動の振り返り 兼 新メンバーへ活動の共有
    • 今後の活動をより良くするため、何が出来て何が出来なかったか全員で1年間の振り返りを行う
• マネージャーからのお話し
  • マネージャー視点で今後デザイナーに期待することの共有をする
• 今後のデザイナーのあり方について考える
  • これまでやってきたこと、期待することを確認したうえで、今後デザイナーはどうあるべきかマクロ視点で考え、ブレインストーミングで意見を出す
  • 意見をマトリクス図へ反映し、その関連性や度合いを確認、あるべき方向性を決めていく
• バックログの見直し
  • デザイナーのあり方の指標方向性が決まったら、現在積まれている40個のタスクを確認し、優先度の見直し、適宜調整を行う
  • 時間がない場合は、見直す粒度を大きくしエピック単位で見直しを行う

当日は上記の流れで議論を進めることにしました。

宿泊施設の予約

全員のスケジュール確認と予算や場所などの要件を満たす施設の選定を行います。こちらは佐藤さんにご協力いただきました！複数施設の比較検討を行い、その施設や社内財務との連携を経て、素敵な場所を見つけてくださいました。
会議室の併設、ホワイトボードやプロジェクターなど会議に必要な備品が揃っていて、合宿に最適な場所です！
宿泊施設：おんやど惠

ボードゲームの選定

懇親会ではボードゲームをしたいという声が多かったので、詳しい人におすすめを教えてもらいました！大人数で楽しめて、みんなで協力してゲームを進めるものメインになっています。

• Qui Paire Gagne
• Dixit
• ギオンフェスティバル
• Once upon a time
• メイメイ

ランチの予約

今回は1泊2日のスケジュールなので、湯河原駅周辺の美味しいご飯屋さんを2ヶ所探しました。 1日目は蕎麦屋、2日目はイタリアンを予約。定休日や人数制限があったりするので、お昼は事前予約がおすすめです！

タイムスケジュール

合宿の内容、場所が決まったのでタイムスケジュールを作成しメンバーに共有します。
実際のスケジュールはこちらです

以上で、合宿の準備は完了です！

さいごに

今回、合宿の計画ではメンバー全員に協力いただきながら進めました。幹事1人で計画するには負担が大きかったのでかなり助かりました。
後日談にはなりますが、合宿後の感想に「やってよかった」という声が多かったのは、一人一人がアイデアを出し全員で合宿を作ったからかもしれません。考えるプロセスを経ることで達成感ややりがいが感じやすく満足度の高い合宿になったのだと思いました。

初めての合宿の計画は沢山悩むことがありましたが、その時は佐藤さんが壁打ち相手になってくださり、沢山支えてもらいました…。本当にありがとうございました！

周りの人たちに助けてもらいながら、なんとか合宿の計画をすることができました！この準備を経て、当日はどうだったのか続きはこちらでご紹介しています！
デザイナー合宿（当日&振り返り編）〜合宿から次の一歩へ〜
あわせてお読みいただけると嬉しいです！

以上、合宿の企画編でした！最後までお読みいただきありがとうございました！